Kostenopbouw Telefonie

Wat betreft de kostenopbouw telefonie is onderscheid gemaakt tussen vaste en mobiele telefonie.

Kostenopbouw vaste telefonie

Onder vaste telefonie wordt verstaan de gebouwgebonden PBX telefoonvoorziening met vaste eindtoestellen eventueel aangevuld met een mobiele voorziening op basis van DECT of WiFi. De belangrijkste ontwikkeling bij de vaste telefonie is de komst van IP telefonie waarbij de IP-PBX langzaam maar zeker de plaats is gaan innemen van de vertrouwde PABX.
Binnen de kostenopbouw van vaste telefonie kunnen de volgende posten worden onderscheiden.

Afschrijving op automaat en eindtoestellen
Mocht de conventionele telefoonvoorziening economisch bijna of in het geheel zijn afgeschreven dan wordt het interessant over te stappen op IP telefonie. Een belangrijke voorwaarde is wel dat er een geschikt datanetwerk (LAN en WAN) aan wezig is. Besparingen op afschrijvingskosten zijn mogelijk  door het aantal vaste toestellen en Dect of WiFi toestellen tot het hoogst noodzakelijke te beperken en daarvoor in de plaats GSM toestellen en Smartphones in te zetten.Moderne technieken maken het immers mogelijk de mobiele toestellen te integreren in de vaste omgeving.
IP telefonie is zonder meer kostenbesparend als het beheer betreft van vaste telefoonvoorzieningen op meerdere locaties. IP telefonie kent in dat geval geen geografische beperkingen. Een enkele call processor kan het werk van meerdere automaten overnemen. Tot en met de thuiswerkplek kan vanuit deze processor worden bediend.
Bij gebrek aan investeringsgelden kan hosting worden overwogen. Deze oplossing valt doorgaans niet bepaald onder de noemer kostenbesparing.

Onderhoud automaat en eindtoestellen
Voordeel van IP telefonie is dat de intelligentie van de voorziening voor een groot deel in de eindtoestellen zit. Op onderhoudskosten kan worden bespaard door een aantal vaste toestellen in reserve te houden. Dat geldt destemeer wanneer een enkele call processor het werk van meerdere automaten overneemt.

Afschrijving op het leidingnet
Inzet van het bedrijfsdata netwerk voor IP telefonie betekent dat het conventionele telefoonleidingnet overbodig wordt. De kosten van het data netwerk kan vervolgens gedeeld worden met de computeromgeving.

Trunk verbinding naar openbare net
Inzet van IP telefonie over meerdere locaties maakt het mogelijk het aantal trunkverbindingen naar het PSTN net te saneren en daarmee kosten te besparen. Een alternatief voor kostenbesparing is de inzet van een IP bridge naar de telecom provider, die daarna zorg draagt voor de verbinding met het openbare PSTN net.

Doorkiesreeks
Voor de inzet van een doorkiesreeks geldt een periodiek bedrag per nummer. Bij de inzet van IP telefonie over meerdere locaties (binnen één netnummergebied) wordt een sanering van nummers mogelijk. Een alternatief is de overgang naar 088 bedrijfsnummers die landelijk kunnen worden ingezet.

Verbruik via de automaat
Besparingen op de periodieke verbruikskosten via de automaat zijn mogelijk door least cost routing tabellen te hanteren. Dit kan zowel bij IP telefonie als in de VoIP omgeving. Gesprekken worden hierbij zo gerouteerd dat maximaal van het eigen (data) netwerk gebruik wordt gemaakt.
Inzet van IP telefonie over meerdere locaties zorgt er voor dat gesprekken tussen de locaties kosteloos worden. Een tussenoplossing is VoIP waarbij de bestaande conventionele automaten via een IP gateway met elkaar verbonden worden en gesprekken tussen locaties ook zonder kosten kunnen worden gevoerd.
Net als bij mobiele telefonie kan de individuele medewerker geconfronteerd worden met zijn verbruikskosten om matiging te bewerkstellen.

Losse netlijnen
Speciale aandacht vragen de aparte netlijnen voor specieke doeleinden zoals voor fax apparatuur, voor verbinding naar de brandweer of naar een beveiliging bedrijf. Niet zelden worden lijnen aangetroffen, die wel zijn opgezegd, maar waarvan de abonnementkosten nog periodiek op de telecom factuur verschijnen.

Centrale bediening
Bij IP telefonie over meerdere locaties wordt de inzet van één centrale bediening voor die locaties mogelijk.

Interne telefoongids
De interne telefoongids in papieren vorm kan vervallen door de gids electronisch aan te bieden.

Landelijke gidsvermelding
Het staat eenieder vrij te kiezen voor een vermelding in een of meerdere openbare telefoongidsen.

Technisch beheer
Ook wat betreft het technische beheer van de telefoonvoorziening levert IP telefonie kostenbesparing op. Mutaties kunnen softwarematig worden uitgevoerd. De tijd van kruisdraden trekken is voorbij. Omdat IP telefonie in principe geen geografische beperking kent kan het technisch beheer zich ook over een veel groter werkgebied uitstrekken.

Administratief beheer
Op het administratief beheer kan worden bezuinigd door over te stappen op de electronische verwerking van telecom facturen. Geen stapels papieren facturen meer die een ordentelijke afhandeling in de weg staan. Controle, betaalbaarstelling en doorbelasting kunnen worden geautomatiseerd. Aangesloten kan worden op de administratieve bedrijfssystemen elders in de organisatie.
De electronische verwerking van facturen maakt het ook makkelijker om zaken zoals overmatig verbruik, fraude en vreemde bestemmingen te onderkennen.

Overhead
Te letten valt op overhead kosten zoals kosten van ruimtegebruik, energie, schoonmaak, gereedschap , bedrijfskleding etc.. Bij overgang naar IP telefonie komt bv. de traditionele automatenruimte en accuruimte vrij. Een extra server in de computerruimte herbergt voortaan de call processor. Voor de energievoorziening draait deze server mee met de rest van de computer hardware.
Nadere aandacht vragen wel de eindtoestellen die aparte voeding vanuit het datanetwerk behoeven. Hier ligt een kostenpost verscholen met name in de aanschaf van speciale routers.

Kostenopbouw mobiele telefonie

Onder mobiele telefonie wordt verstaan de openbare mobiele telefoon voorziening waarin door al of niet virtuele telecom providers (resp. MNO’s en MNVO’s) wordt voorzien. De belangrijkste ontwikkeling bij de mobiele telefonie is een vergaande integratie van telefonie en data communicatie. Hiervoor zijn zogenaamde Smartphones op de markt gebracht, die als mini laptops functioneren. Opvallend zijn de verschillende besturingssystemen die daarbij in omloop zijn. Voor de Smartphones zijn een grote verzameling applicaties ontwikkeld, die veelal via een browser op het mobiele toestel in te zetten zijn. De belangrijkste zakelijke toepassing van de Smartphone is de koppeling met het eigen bedrijfsnetwerk voor e-mail verkeer, agenda beheer en het raadplegen van bedrijfsinformatie. Hiervoor worden door de verschillende providers speciale diensten aangeboden.
De afgelopen jaren zijn de kosten van mobiele telefonie enorm toegenomen, vooral in de hoek van mobiele data communicatie. Internationaal data roaming spant daarbij de kroon. Kosten beheersing bij mobiele telefonie heeft de plaats ingenomen van kosten besparing
Binnen de kostenopbouw van mobiele telefonie kunnen de volgende posten worden onderscheiden.

Hardware
Anders dan bij vaste telefonie bestaat er bij mobiele telefonie meer vrijheid van keuze van het type toestel. Dat geldt voor het GSM toestel en in mindere mate voor de Smartphone. Uit het oogpunt van kostenbesparing kan een beperking worden ingevoerd in merk en type. Het voordeel daarbij is dat  reserve toestellen achter de hand kunnen worden gehouden in geval van verlies, diefstal of beschadiging van een toestel.

Software
Speciale applicaties (app’s) spelen bij de Smartphone een belangrijke rol. De aanschaf is niet altijd gratis. Ook voor Smartphone diensten moet betaald worden. Er kunnen grenzen worden getrokken om kosten te besparen.

Abonnementen
De praktijk laat zien dat veel abonnementen voor mobiele telefonie alleen onder een nummer worden geregistreerd. Het gevolg is dat bij reorganisaties of bij het vertrek van een medewerker abonnementen niet altijd worden opgezegd/ingenomen. Aan te bevelen is naast een nummer ook een herkenbare naam te hanteren om op die manier controle te blijven houden.

Verbruik
Als het gaat om verbruikskosten komt de individuele medewerker in beeld. Zijn gedrag is alles bepalend wat betreft de periodieke omvang van het factuurbedrag. Maximeren van dat bedrag – de rest is privé - kan een oplossing zijn om kosten te beheersen.
Gewezen moet worden op verschillende vormen van flat fee abonnementen die kostenbesparing kunnen opleveren.

Service
Leveranciers bieden de mogelijkheid van service op mobiele toestellen. Reserve toestellen zijn een goedkoper alternatief.

Technisch beheer
Anders dan bij IP telefonie vormt bij mobiele telefonie het technisch beheer een groeiende kostenpost. Naast het gebruiksklaar maken van mobiele toestellen en het geven van instructies, krijgt het technisch beheer steeds meer te maken met het onderwerp beveiliging. Te denken valt aan het beperkt toelaten van applicaties.

Administratief beheer
Het elektronisch verwerken van facturen zoals bij vaste telefonie is beschreven kan ook bij mobiele telefonie als een kostenbesparend middel worden aangemerkt. Ook hier is de focus gericht op de geautomatiseerde controle, betaalbaarstelling en doorbelasting van mobiele telecom facturen.

Overhead
Voor de post overhead kan verwezen worden naar de tekst onder vaste telefonie.
Net als de IP eindtoestellen vragen de mobiele toestellen een eigen energie voorziening. Ieder toestel zal regelmatig met een adaptor op het lichtnet moeten worden aangesloten. Bij een vermogen van van 1 tot 5 Watt per mobiel toestel valt het energie verbruik overigens wel mee.