Telecom Expense Management

Telecom Expense Management (TEM) is geen utopie meer. Met Florin 7 komt TEM onder handbereik in de vorm van de module Kosten Management, Mobile Device Management en Bereikbaarheid Management. Dit geldt vooral als een antwoord schuldig blijft op meerdere vragen in de Checklist TEM. Dan is de tijd rijp voor Telecom Expense Management en dus voor Florin 7.

 Kosten management

In deze tijd van onzekere economische verwachtingen is het beheersen van telecommunicatiekosten een hot item. Niet voor niets staat wereldwijd dit onderwerp in het brandpunt van de belangstelling. Met de inzet van de Florin 7 module Kosten Management komt Pridis tegemoet aan de behoeften van kostenbesparing in de telecom omgeving. Zo kan Florin 7 bijvoorbeeld telecomfacturen elektronisch verwerken, kosten doorbelasten en uw medewerkers met hun eigen telecomkosten confronteren. De kracht van Florin 7 is dat facturen van willekeurig welke telecomoperator kunnen worden verwerkt.

Met de elektronische factuurverwerking kan de eerste stap in kostenbesparing worden gezet. Aan het kostbare handmatige doorspitten van de periodieke stroom aan papieren facturen voor vast en mobiel komt een einde. De factuurbedragen worden in Florin 7 bewerkt voor doorbelasting naar interne kostenplaatsen. Ook kostenposten zoals afschrijving op de PBX, inkoopkosten of kosten voor het managen van de telefonie-omgeving kunnen worden toegevoegd. Florin 7 biedt de mogelijkheid om een koppeling te maken met uw HR en ERP systeem voor gegevens overdracht. Dat geldt ook voor het geval een FMIS wordt ingezet. Zo kan bv. het organisatie-schema in Florin 7 worden ingeladen met bijbehorende persoonsgegevens. Ook de uiteindelijke interne doorbelasting kan vanuit Florin 7 in het ERP systeem automatisch worden afgehandeld.

Florin 7 hanteert de Call Detail Record (CDR) als laagste detaillering niveau in het factuur bewerking proces. Vergelijkbaar met een DNA profiel ligt in het CDR van ieder telefonisch gesprek of data sessie een unieke reeks van basisgegevens vast zoals beller (A nummer), gebelde (B nummer), startmoment van het gesprek, duur etc. , maar ook een kostenindicatie en routegegevens. In de vaste omgeving worden de CDR’s door Florin 7 afgeleid uit de PBX. Aan de hand van tarieventabellen worden de belkosten vastgesteld. Florin 7 vergelijkt de reeks van CDR’s met de vergelijkbare reeks CDR’s die periodiek van de telecomoperator wordt ontvangen. Deze laatste reeks wordt afgeleverd met als A nummer het nummer van de netlijn die is ingezet i.p.v. het betreffende toestelnummer. In de mobiele omgeving worden in Florin 7 de CDR’s van de telecomoperator vergeleken met de CDR’s die via een SMS rechtstreeks vanuit de mobiele toestellen naar Florin zijn gezonden.

Florin 7 voorziet in een reeks van standaard rapportages met daarnaast de mogelijkheid van maatwerkrapporten. De rapportages kunnen vanuit Florin 7 periodiek of op afroep langs electronische weg toegezonden naar belanghebbenden in de organisatie. Met de rapportages kan het management in het primair proces deelgenoot worden gemaakt van het kostenverloop m.b.t. de telecom omgeving. Daarnaast kan de individuele medewerker worden gerapporteerd over de persoonlijke kosten van zijn telecom gebruik. In de rapportages kan stapsgewijze tot op CDR niveau worden afgedaald.

Florin 7  levert over een langere periode een schat aan operationele data die niet zonder grote inspanning uit de papieren facturen was af te leiden. Factuurbedragen kunnen nu over meerdere perioden met elkaar worden vergeleken. Het wordt daarbij mogelijk om op verschillende niveaus binnen de organisatie trends vast te stellen. Florin 7 kan ook worden gebruikt als simulatietool om bv. het kosteneffect van een andere telecomprovider te bekijken. Zo biedt de CDR informatie ook de gelegenheid om vooraf de inzet van een andere hardware configuratie te beoordelen. Te denken valt daarbij aan de vervanging van een aantal conventionele telefooncentrales door een enkelvoudige IPBX.

Bereikbaarheid management

Naast de module Kosten Management en Mobile Device Management is in Florin 7 de module Bereikbaarheid Management opgenomen. Bij Bereikbaarheid Management ligt de nadruk op de functionele kant van telecommunicatie met name de telefonische bereikbaarheid. Onderscheid kan gemaakt worden tussen ‘externe’ en ‘interne’ bereikbaarheid van de organisatie. In het eerste geval gaat het om de bereikbaarheid van de organisatie van buitenaf, van bv. de verschillende afdelingen of van de individuele medewerker. Intern betreft de bereikbaarheid tussen medewerkers onderling.

Net als bij het Kosten Management speelt bij Bereikbaarheid Management het Call Detail Record (CDR) een centrale rol. Toch is er een verschil. In de kostensituatie betreffen de CDR’s voornamelijk extern gerichte gesprekken. Bij bereikbaarheid gaat het om CDR’s van inkomende gesprekken en gesprekken binnen de organisatie. De CDR’s voor vast worden uit de PBX gelezen en voor mobiel via een SMS rechtstreeks uit het mobiele toestel ontvangen. Gebruik wordt gemaakt van route informatie in ieder van de CDR’s op basis waarvan bij elkaar horende CDR’s worden opgespoord. Op deze wijze worden call tracks vastgesteld met bijbehorende wachttijden. Ook komen bv. zwervende telefonische oproepen in beeld.

Ook bij Bereikbaarheid Management voorziet Florin 7 in een reeks van basisrapportages desgewenst aangevulde rapportages op maat. De rapportages geven een objectief beeld van de telefonische bereikbaarheid in de organisatie waarmee in veel gevallen het subjectieve gevoel van onbereikbaarheid kan worden weerlegt. Zwakke plekken in de bereikbaarheid van de organisatie worden zichtbaar. Ook wordt inzicht verkregen in het samenspel tussen de vaste en mobiele omgeving.

Mobile device management

Het afgelopen decennium laat langzaam maar zeker een verdringing zien van het vaste telefoontoestel door het mobiele toestel. In sommige organisaties worden zelfs alleen nog maar mobiele toestellen ingezet. Met de komst van het GSM toestel wordt een andere vorm van beheer gevraagd dan in de oude situatie van het vaste toestel. SIM kaarten moeten worden aangevraagd, toestellen raken beschadigd, raken verloren of worden gestolen. Na de komst van UMTS en HSPDSA zijn de GSM toestellen uitgegroeid tot mini laptops. In de vorm van smartphones zijn ze geschikt voor mobiele spraak en datacommunicatie compleet met toegang tot internet. De belangrijkste leveranciers van de smartphones ontwikkelden daarvoor hun eigen besturingsysteem met tal van specifieke software applicaties. Zonder hulpmiddelen wordt het beheer van deze complexe omgeving een crime. Florin 7 biedt de oplossing in de vorm van de module Mobile Device Management. Deze module levert een extra mogelijkheid tot kostenbesparing naast de module Kosten Management.

Ook bij Mobile Device Management wordt door Florin 7 voorzien in een reeks van rapportagemogelijkheden. Met de applicatie kan inzicht worden verkregen in tal van Key Performance Indicatoren (KPI’s) m.b.t. de mobiele voorziening in de organisatie. Ook het hele logistieke proces rond de in te zetten mobile hard- en software kan in de hand worden gehouden.